今天是:  
不动产登记交易中心
 
行业新闻
统一登记背景下的全业务档案一体化
日期:2018-05-18 来源: 本站原创 阅览次数:65 字体大小:【】【】【

 

不动产登记档案是国土资源档案的重要组成部分,是不动产统一登记工作的重要基础,同时也与将来的自然资源资产档案密不可分。在不动产统一登记后,原房屋、林地等登记档案如何与土地登记档案融合,如何与国土资源“批、供、用、补、查”档案衔接,是国土资源乃至自然资源档案工作必须面对的重要问题。

 

 

全业务档案一体化建设目标

 

 

 

 

档案一体化管理的总体目标是将不动产登记档案纳入整个国土资源以及自然资源档案管理体系,实行档案实体和数据的统一管理。建立“以主管单位为主,以下属单位为辅,档案集中统一管理”的模式,建成一体化的档案管理信息系统,实现统一管理。结合不动产登记管理新体制,达成“全市共建、全市共融、全市共享”的目标。

 

信息采集的标准化。基于国家和各省关于房、地、林、地、草、地等登记档案的分类标准,出台地方《不动产档案信息采集办法》,迁移原其他各类不动产登记档案至国土资源(自然资源)档案数据库中,与土地登记档案数据实现整合、完善,开展日常不动产档案的归档和信息采集。

信息存储的安全化。开发独立的全业务档案管理平台,同时涵盖不动产登记档案管理功能,将不动产档案管理与不动产登记业务独立开来,在日常管理中相互校验,避免安全隐患。

信息服务的网络化。按照全区域便民服务和“放管服”行政审批制度改革要求,提供档案查询利用的网络化和“云服务”,使遍布全市的不动产登记网点和手机端都能实现档案的查询利用。

实体管理的集约化。将各类不动产登记实体档案合并到国土资源(自然资源)档案库房,将两个库房的档案人员融合,实现管理的集约化。 

 

 

 

 

 

 

一体化管理实现路径探索

 

 

 

 

档案一体化是一项复杂的系统工程,它涉及数据的整合、实体档案的搬迁、档案库房的改造、机构人员职责分工的调整和管理制度的建立。以江苏省无锡市为例,经报市政府批准,无锡市国土资源局申请财政资金,启动了各类档案一体化建设项目。

 

不动产档案库藏清理。由于历史原因,统一登记前的各类不动产登记档案或多或少存在着归档欠缺现象,在一体化整合前必须清库藏、知家底。当前至少要建立档案分类台账及存放索引,做到对库房馆藏分类及数量心中有数。在今后的日常管理中,一方面要有序开展登记档案盘库、理库工作;另一方面要结合登记业务建立登记档案补录制度,逐步完善不动产登记历史档案。

档案数据的迁移和关联。全业务档案一体化管理最重要的是要完成房屋、林地登记等档案数据的迁移及与土地登记档案数据的关联。在保证原档案数据完整、准确的同时,在迁移过程中需要结合不动产登记信息及时整合、扩展、补充,保证日后查询调取的方便。

原土地登记档案依据宗地统一编码已经“落宗”,实现了与国土资源“批、供、用、补、查”档案数据的关联。建议原房屋登记档案首先与土地登记档案实现关联,从而自动实现“落宗”,实现与其他档案一体化管理。房屋登记档案可参照土地证号、土地坐落、门牌号、权利人名称、身份证信息等关键字段实现自动匹配,少量无法匹配的通过人工甚至实地核对,实现手动一一关联。林地、草地等登记档案因数量较少,可以通过空间拓扑关系直接与土地登记数据实现关联。

全业务档案管理系统平台的建设。即按照一体化要求,开发涵盖不动产档案管理的档案一体化管理系统平台,对内提供档案采集、自动分类、编目整理、检索利用等功能,并实现日常档案工作动态、库房安全管理、各项待办工作提示等,根据申请,通过内外网交换平台,对外提供数据给各业务平台,依法提供在线查询等服务。

三库分离设计。将档案系统数据库从“管理”“核心”和“利用”三个方面进行分离。一是建立管理库模块,将历史档案数据导入,实现对已收集档案数据的集中存储和管理。二是建立核心库模块,对满足真实性、完整性、可靠性、可利用性“四性”要求的电子档案及其元数据进行封装,集中统一存储于核心库,实现长期保存。三是将核心库数据同步给利用库,延伸嵌入至不动产登记业务平台,提供查询利用。三库分离的设计,可实现电子档案的长期保存,提高数据使用效率,同时最大程度地保障数据的安全,避免档案被窜改的风险。

实体档案的集约化管理。一方面,要实现统一管理机制。将国土资源(自然资源)档案和不动产登记的档案管理职能整合、管理人员融合,同时结合国土资源(自然资源)及各类不动产档案的特点,建立全业务档案管理规范。

另一方面,要统一档案实体存放。通过盘库、理库,对原分散在各处的库藏案卷档案逐卷逐件逐册核对,建立分类台账及存放索引。按照“尊重历史”的原则,除了将林地、草地等不动产登记档案集中到国土资源(自然资源)档案库房外,房屋登记档案可整体搬迁,保持其现状,原存储格局相对独立,在查询等利用时,根据不动产档案的关联号调取实体档案加以利用。

业务电子文件的在线归档。随着信息化工作的持续推进,当前业内各项管理业务均在信息系统中开展。为了提高归档效率,避免重复扫描,国土资源(自然资源)档案系统势必与办公系统、国土资源(自然资源)业务系统和不动产登记业务系统无缝对接,实现包括不动产登记业务在内的各项管理业务电子文件的在线归档。

为确保其真实性、完整性、有效性,实现电子文件从产生、流转到归档全过程的有效监管,可以通过“CA认证、多级校验、分步归档”等技术手段,确保电子文件在线归档的真实有效性。从用户申请开始产生电子文件,通过逐级业务审批,电子文件内容不断增加,关键流程节点均通过CA认证系统和档案系统的数据校验,业务流程办结后在档案员的确认下实现电子文件包含整个案件的元数据和附件材料直接归入档案系统。

不动产档案的云查询利用。利用“互联网+政务服务”、微信公众号等契机,开发自助查询、网上查询等功能,开展不动产档案的云查询服务,使档案利用更方便、更快捷、更准确、更有效率。

 

 

 

 

 

国土资源(自然资源)全业务档案一体化管理项目将不动产登记档案和现有档案进行整合,通过建立统一的系统平台,确保档案信息安全有效、利用高效快捷,实现全业务档案信息多元化、档案实体管理物联化、电子文件归档一体化、档案数据存储集约化、档案信息开发利用智能化、档案服务共享移动化。项目顺应改革发展和时代需求,有利于提高行政管理效能和便民服务水平。

荆州不动产登记交易中心
有事请扫码